Quando si parla di ottimizzazione interna dell’azienda non si può fare a meno di valutare le principali tecniche per aumentare l’efficienza con la lean organization. Per molti sembra un obiettivo difficile da raggiungere, in realtà dovrebbe essere un punto di arrivo per tutte le imprese. O almeno quelle che vogliono migliorarsi.
Come ben diceva Vince Lombardi, coach e filosofo statunitense:
La perfezione non è raggiungibile, ma se inseguiamo la perfezione possiamo arrivare all’eccellenza.
Perché il punto è proprio questo: il concetto di lean organization va di pari passo con il bisogno innato di ogni entità aziendale ovvero migliorare, evolversi, crescere.
Questa è la mentalità di un’organizzazione snella ovvero della lean organization: la convinzione fondamentale che ogni processo, investimento, dipendente o azione debba tradursi direttamente in valore per il cliente senza sprechi. In quanto ideale è ovviamente irraggiungibile ma le organizzazioni Lean cercano di avvicinarsi ogni giorno e, così facendo, raggiungono un livello di successo che i loro concorrenti possono solo invidiare. Non si tratta solamente di successo economico ma – a nostro avviso ancora più fondamentale – un successo dato dal coinvolgimento più attivo di TUTTI in azienda.
In un’organizzazione snella, ogni membro del team comprende la missione, i valori e le priorità strategiche dell’azienda. Il che si traduce in un insieme di persone concentrate sul miglioramento dell’organizzazione. E’ la stessa differenza che c’è tra la luce diffusa di una lampadina e la luce di un laser: sempre di luce si tratta ma nel caso del laser è luce concentrata e dunque incisiva in un modo che, la luce diffusa, non sa essere.
Spesso si cercano risorse altrove, in realtà sono già nella tua azienda. Solo che non riescono a emergere. La forza della tua realtà imprenditoriale rimane soffocata nelle pratiche inutili e ripetitive, è vittima della routine e della gestione inadeguata dei processi.
Aumentare l’efficienza con la lean organization è un obiettivo concreto a cui ogni PMI può tendere.
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Indice dei contenuti
I benefici della lean organization
Abbiamo già visto uno dei fondamentali benefici di applicare i principi della lean organization in azienda riguarda il maggior coinvolgimento del personale e dunque un minor spreco di risorse e talenti umani. Risorse e talenti che, oggi più che mai, sono fondamentali per affrontare le turbolenze continue dei mercati in cui siamo chiamati ad operare.
Nella Lean organization infatti tutto il personale è focalizzato ad individuare, preservare e aumentare il valore per il cliente. Riconoscono che stabilendo il valore del cliente come priorità numero uno per ogni dipendente, manager e dirigente, le altre metriche aziendali tendono ad allinearsi spontaneamente. Ecco perché ogni decisione implica una valutazione di come avrà un impatto sul cliente.
Cliente che, è importante ricordarlo, non è solo il cliente finale ma anche il destinatario di ogni processo di cui il singolo è parte nella realtà aziendale. Questo cambiamento fondamentale di paradigma è quello che fa grandi le aziende che applicano il metodo lean.
Si sente infatti spessissimo lamentare, all’interno delle nostre aziende, il fatto che i dipendenti sembrino solo pronti a chiedere e raramente disposti a dare di più dello stretto necessario che gli si richiede.
E si tende a pensare che questo sia dovuto a cattiva volontà, egoismo, ragionamento egocentrico dei lavoratori.
Ma quello che le aziende scoprono applicando i principi della Lean Organization è che i dipendenti in azienda si “chiamano fuori” per noia, per ribellione, perché non si sentono parte di nulla e si sentono nulla più che un numero.
Quando la dirigenza cambia questa impostazione, cambia la propria leadership passando da una leadership impositiva (io ti pago, tu fai) ad una leadership inclusiva (siamo nella stessa barca, come possiamo venirne fuori meglio insieme?), succedono cambiamenti tali da sembrare quasi dei piccoli miracoli.
Le persone, sentendosi (FINALMENTE) coinvolte e parte di qualcosa di cui sono partecipi, di cui condividono principi, obiettivi e mission (DAVVERO), attivano i loro migliori talenti, smettono di tirare la carretta e cominciano a spingerla insieme a te.
Il che, credi, fa tutta la differenza del mondo, in termini di risultati e di opportunità.
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Cos’è la lean organization: definizione
Prima di capire come migliorare l’efficienza aziendale grazie a questa pratica, è giusto dare una definizione dell’argomento. Quindi, cos’è la lean organization?
Lean Organization o Organizzazione Snella è l’insieme di metodi e strumenti che hanno l’obiettivo di implementare l’efficienza dei processi aziendali puntando sulla riduzione degli sprechi. E l’ottimizzazione dell’eccellenza interna al fine di aumentare il profitto.
La lean organization si lega a un passaggio più ampio. Nel 1992 Womack e Jones, due studiosi del MIT, pubblicano il libro “La Macchina che ha cambiato il mondo” dedicato alla lean production che ha consentito all’azienda giapponese Toyota di superare tutti i concorrenti in termini di lean production. Vale a dire produzione snella. Il tutto si è declinato verso altre formule come lean manufacturing e organization.
Questo è il punto chiave. Perché correre verso l’aumento delle risorse se alla fine c’è una parte del tuo processo aziendale che si perde tra azioni, meccanismi, perdite di tempo e sprechi inutili?
Non è molto più conveniente migliorare la tua realtà togliendo quello che non serve e puntando sulla flessibilità organizzativa? Questo è il principio dell’organizzazione snella: ottenere di più con meno. In che modo si può fare?
Da leggere: cos’è la Supply Chain e come migliorarla con il Lean Management?
5 principi dell’organizzazione snella in azienda
La base per una buona attività, e per aumentare l’efficienza con la lean organization, è l’economia delle risorse. Si punta a snellire, snellire i processi lavorativi da tutto ciò che non serve. Gli sprechi riguardano:
- Tempo.
- Spazio.
- Sforzo.
- Macchine.
- Materiali.
Cosa significa tutto questo? Devi ottimizzare i tempi delle attività che riguardano la produzione, migliorare gli spazi e dedicare solo ciò che serve attraverso l’ottimizzazione delle aree lavoro, utilizzare la forza lavoro senza sprechi inutili ed eliminare macchine che non hanno un ruolo nel processo. Lo stesso vale per i materiali. Fare di più con meno, ecco le fondamenta della lean organization. Ma quali sono i principi fondanti di quest’idea? Continua a leggere.
Valore
Questo è il punto di partenza ideale: identificare ciò che ha valore per il cliente, e che è disposto a ottenere lasciando in cambio una contropartita in denaro. Tutto ciò che rimane fuori deve essere eliminato.
Mappatura
Il valore è importante? Perfetto, lo devi mappare. Devi studiare il processo che porta alla creazione di ciò che le persone sono disposte a pagare. Individuando ciò che aggiunge, toglie o non dà contributi extra.
Flusso
Ottimizzazione del flusso che porta alla creazione del prodotto o servizio finale. Le azioni devono scorrere senza interruzioni, portando al minimo tutti i tempi necessari per ottenere il miglior risultato possibile in termini qualitativi. Qui nasce e si sviluppa l’idea di poter ottenere di più riducendo gli sprechi che spesso si alimentano nel tempo (questo vale anche per Amministrazione Pubblica e sanità).
Produzione tirata
Un pensiero molto importante, vale a dire quello che ti spinge a produrre solo quello che serve al cliente. Compito del marketing fare in modo che desideri sempre di più, ma la produzione non deve essere spinta. In termini di efficienzaconviene fare in modo che un’attività si svolga solo quando c’è il bisogno. Prima la domanda, poi l’offerta.
Perfezione
Tutto questo si basa sul principio della perfezione, del raggiungimento nel tempo di un equilibrio capace di ridurre a zero ciò che non serve per esaltare l’efficienza. E quindi il profitto, la possibilità di ottenere dei vantaggi concreti. Tutto questo diventa oro per qualsiasi azienda, in ogni parte del mondo. Non esiste realtà indifferente a ciò.
La lotta agli sprechi (muda), dalla Toyota in poi
La cultura aziendale della Toyota ha dato tanto alla lean production, e oggi ci ritroviamo a migliorare i processi grazie al contributo dei due studiosi del MIT che hanno aiutato a diffondere queste idee in tutto il mondo.
Uno dei più importanti riguarda la lotta contro gli sprechi, un vero e proprio snodo ideologico di questo metodo. Non a caso i giapponesi usano il termine muda per intendere questo snodo, che si traduce come spreco. Quindi qualcosa da evitare a tutti i costi, con un impegno massimo. Ma quali sono i principali sprechi da superare?
- Sovrapproduzione.
- Difetto.
- Scorta superflua.
- Movimento inutile.
- Trasporto.
- Processo inutile.
- Attesa.
La nozione di muda regna sovrana nell’organizzazione snella dei processi interni, ma si affianca ad altri concetti che la cultura aziendale della Toyota ha aiutato a diffondere. Vale a dire Muri e Mura, rispettivamente azione irragionevole e instabilità. Pensa, quante volte in azienda hai fatto qualcosa senza alcun senso?
Magari solo perché un’azione è sempre stata svolta in un determinato modo? E quanto tempo hai perso per inseguire un’irregolarità e un’assenza di standardizzazione? Pensaci, datti una risposta. Nel frattempo leggi il prossimo paragrafo, ti aiuterà a inquadrare le principali tecniche per migliorare l’efficienza con la lean organization.
Le tecniche per mettere in pratica il miglioramento
La sovrapproduzione è, senza ombra di dubbio, lo spreco più evidente e incisivo per un’azienda, ma aumentare l’efficienza con la lean organization significa combattere ogni forma di spreco. In che modo? Attraverso un’organizzazione del lavoro che nasce da anni di esperienza maturata negli stabilimenti Toyota:
- Just-in-Time per avere zero scorte.
- Autonomazione (Jidoka) che porta all’assenza di difetti.
- Manutenzione Produttiva per annullare gli stop.
- Organizzazione del posto di lavoro per ridurre le inefficienze
Devi fare di più con meno risorse, a livello operativo la strada da seguire è quella del kaizen. Un altro termine giapponese con un significato che riguarda il miglioramento continuo. Costante nel tempo. Aumentare l’efficienza con la lean organization non significa accontentarsi ma raggiungere l’obiettivo zero sprechi e massima efficienza ed efficacia.
Da leggere: cos’è il lean marketing e come si applica
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Aumentare l’efficienza con la lean organization
Può sembrare un obiettivo lontano, ma non è così. Oggi tante aziende hanno deciso di aumentare l’efficienza con la lean organization perché è un processo vantaggioso nel breve, medio e lungo periodo. All’inizio c’è bisogno dell’impegno di ogni elemento dell’organizzazione per rompere gli schemi, sbloccare pratiche arrugginite, ma il risultato finale è impressionante, sarà fantastico riuscire a ottenere di più con un contributo minore in termini di risorse.
