Giusto Faravelli SpA

Dal 1926 Faravelli è sinonimo di distribuzione di ingredienti e materie prime chimiche per ogni settore industriale: alimentare, nutraceutica, farmaceutica, cosmetica, nutrizione animale e chimica industriale.

Un’azienda familiare italiana, con una lunga storia alle spalle e fortemente proiettata al futuro. È organizzata con un importante ufficio tecnico, una divisione logistica interna che si appoggia ad un partener logistico in outsourcing, un importante ufficio commerciale con una rete di venditori e backoffice che danno appoggio internamente, ufficio acquisti, amministrazione, un reparto IT interno finalizzato alla standardizzazione e alla gestione dei sistemi informatici di tutto il gruppo. Vanta clienti di primo livello oltre una presenza capillare in tutto il territorio nazionale ed internazionale, in particolare il suo approccio al mercato è basato su valori consolidati frutto della sua storia familiare di lungo periodo.

È per noi un grande onore, oltre che un piacere, essere stati contattati dal Team Faravelli per iniziare un percorso di Lean Office.

 Una sezione dell’articolo pubblicato su Faratelling, redazionale distribuito a livello internazionale, dove viene illustrato il nostro progetto in Giusto Faravelli SPA.

Scenario

L’azienda ha vissuto una notevole crescita negli ultimi anni con espansione internazionale.  Parte di questa crescita è avvenuta in periodo Covid, dovendo quindi affrontare la criticità del fatto che la gran parte dei collaboratori lavorasse in smart working, situazione che hanno vissuto moltissime aziende. In aggiunta a questo, l’azienda aveva deciso di implementare un nuovo ERP con le difficoltà che simili cambi sempre comportano.

Criticità e obiettivi

Le necessità principali erano quindi legate ad implementare un’ottica più Lean sul personale in modo da agevolare le razionalizzazioni dei processi, nell’implementazione di KPI’s che evidenziassero le efficienze ed i colli di bottiglia.

Racconta Guido Rovati, Sales & Marketing Director Faravelli:

“Per interesse personale avevo sentito parlare e letto del concetto di Lean Office, un metodo che, nato nelle fabbriche, ha cominciato ad essere applicato con ottimi risultati anche agli uffici.

“Lean” significa snello e in effetti è un metodo che vuole rendere efficace ed efficiente il lavoro di ufficio, tagliando gli sprechi di energie e lavoro, a beneficio di tutti.

Abbiamo scelto quindi di collaborare con Make Group, una società di consulenza specializzata.

Già durante il primo step di tre giornate – il “Cantiere Strategia” – che ha coinvolto diverse funzioni aziendali, abbiamo potuto mettere a fuoco una serie di obiettivi e una visione collettiva:

ora è ancora più chiaro come la collaborazione tra le persone sia la chiave per ottenere risultati apprezzabili dai nostri stakeholder, sia esterni che interni all’azienda.”

Aree intervento e Risultati

Già durante la fase di analisi preliminare, che in Make chiamiamo Cantiere Strategia, nella quale il Team Faravelli e il Team Make hanno lavorato assieme, ha evidenziato un grande potenziale di sviluppo e crescita, grande entusiasmo e visione da parte di tutti i collaboratori coinvolti.

La “storia” del Cantiere Strategia è stata appesa alle pareti, i progetti su cui lavorare sono stati elaborati dal team per una maggiore condivisione dello stato dell’arte e degli obiettivi.

La condivisione trasversale dei processi e flussi ha messo in evidenza le criticità e i punti su cui lavorare per migliorare l’organizzazione su tutti i livelli considerando come focus principale il cliente.

Il progetto operativo è condotto con un approccio “end-to-end” per ogni processo, in modo da prenderlo in mano e “portare” il processo di miglioramento a un “primo livello” in 5 passi:

1. Approfondire il significato di Valore
2. Avendo chiaro il Valore si definiscono priorità e livelli di servizio
3. Interfaccia con l’IT per eventuali implementazioni / data check / data exploring
4. Supporto nella definizione di standard operativi e livelli di servizio
5. Follow up implementazione e tuning dove necessario

L’attività di “data exploring” è qualcosa di trasversale e da utilizzare “sempre” per definire le casistiche/segmenti e i livelli di servizio secondo un approccio “data oriented”

Le attività di analisi di dettaglio e sviluppo operativo di nuove soluzioni sono fatte sia con una logica trasversale, per processi e flussi, sia per ogni ufficio/funzione. Quindi un lavoro a matrice per coinvolgere tutti e con tutti.

Da quel primo step molto altro è seguito: abbiamo iniziato mappando i processi principali e maggiormente trasversali, sulla base delle evidenze emerse abbiamo ridefinito una nuova procedura più snella condivisa con tutti gli uffici.

Da questo lavoro è poi emerso che interessando tutti i livelli aziendali avremo potuto diffondere una mentalità volta all’aumento della comunicazione passando attraverso delle lenti di lettura dei processi proprie del Lean Management e del metodo Make.

A differenza delle grandi società di consulenza, il nostro approccio concreto e pratico, mirato al raggiungimento di obbiettivi nel breve termine, ha portato subito i primi frutti visibili.

Abbiamo dato strumenti organizzativi e strategici che hanno dato una scossa all’implementazione delle migliorie informatiche che da molto erano arenate.

Il coinvolgimento poi di tutti i ranghi aziendali ha creato grande spinta motivazionale che è alla base di ogni processo di Change Management e che ha subito fatto venir voglia a tutti di dare il proprio contributo.

Abbiamo quindi interessato un po’ tutte le aree aziendali, ci siamo attivati fin da subito sulle attività che maggiormente interessavano l’ufficio Tecnico, evidenziato fin da subito come un collo di bottiglia.

In pochi mesi abbiamo risolto i rallentamenti principali permettendo di aumentare l’efficienza del reparto.

Nel primo periodo abbiamo lavorato molto con approccio trasversale tra i vari reparti, interessando nel nostro lavoro soprattutto i capi dipartimento e le loro prime linee, ma poi approfittando dei blocchi dovuti alla situazione pandemica abbiamo attivato una strategia di mappatura verticale sugli uffici che abbiamo potuto fare da remoto con video collegamenti in cui erano presenti tutti i componenti degli uffici.

In questi eventi abbiamo diffuso la cultura Lean a molte più persone con delle pillole formative fatte a distanza. Ad oggi abbiamo attività di miglioramento aperte e scadenzate con: Uff. Commerciale, Uff. Acquisti, Uff. Logistica, Uff. Amministrativo e Uff. Tecnico.

Racconta Matteo Busato, CEO di Make Group:

“Quando un’azienda ti chiama vuol dire che c’è una consapevolezza.

Abbiamo proposto un approccio molto concreto, frutto della nostra esperienza; un metodo collaudato che prevede, prima di iniziare qualsiasi progetto aziendale, una fotografia dello stato attuale che noi chiamiamo “Cantiere Strategia“.

Si tratta di 3 giorni di lavoro, dove tramite una serie di metodi e strumenti mappiamo i processi per capire cosa c’è da fare. Un lavoro a più mani con il team dedicato Make e team dell’azienda. 

Abbiamo coinvolto i direttori di funzione e almeno 2 risorse di supporto per ciascun direttore. Era l’ottobre 2021. Sono state tre giornate molto intense, in cui abbiamo visto disponibilità e desiderio di fare da parte delle persone.

Noi ci abbiamo messo la nostra capacità di creare un ambiente favorevole: il successo dei nostri percorsi dipende da più del 50% dalla nostra capacità di coinvolgere le persone che sono già presenti in azienda e condividere con loro degli obiettivi.

Questo fa la differenza: poi certo ci sono i metodi, gli strumenti, le tecnologie, ma senza questa condizione le cose non vanno.

Un ambiente favorevole velocizza i processi di miglioramento, cambiamento e l’implementazione. Dopo queste prime tre giornate molto intense e belle abbiamo messo appunto quello che era ed è tuttora il percorso di Lean Office con Faravelli, con un orizzonte temporale di medio termine.

Alla fine di ogni sessione si avrà uno strumento nuovo, un nuovo processo, un nuovo modo di lavorare. L’obiettivo è uscire da una sessione con qualcosa di concreto. Il nostro approccio è “meglio il 50% subito che il massimo risultato e non si sa quando”.

Questo approccio molto operativo è stato apprezzato da parte di tutti. Le nostre soluzioni sono recepite come utili al miglioramento continuo.

Dal cantiere strategia è emerso che il nostro approccio di coinvolgimento di tutti gli uffici insieme poteva davvero fare la differenza.

Da subito l’aver riunito in un’unica sala tutte le parti interessate guidando la riunione con obbiettivi chiari e strategie condivise faceva emergere i problemi in modo chiaro a tutti e permetteva soprattutto di proporre soluzioni e discutere di eventuali cambiamenti che si sarebbero potuti apportare. 

La testimonianza di Giusto Faravelli Spa

“Si tratta di un processo che si articolerà nel corso dei mesi, molto stimolante e che sicuramente porterà benefici a tutto il gruppo.”

racconta Guido Rovati, alla cui voce si aggiunge quella di Luca Benati A.D. di Faravelli:

Per un’azienda la decisione di rivolgersi a dei professionisti esterni per sciogliere nodi organizzativi, rendere il processo più efficiente, affrontare fasi di cambiamento non é dissimile da quella di un individuo che decide di rivolgersi ad uno psicologo.

Certamente ci vuole consapevolezza, bisogna essere motivati ed avere l’accortezza e la fortuna di “trovare uno bravo” con cui entrare in sintonia.

Il Gruppo Faravelli ha vissuto e sta vivendo una fase di espansione geografica importante, di crescita e di investimenti in tecnologia. Tutti fattori che richiedono uno sforzo organizzativo e riorganizzativo degni di nota e la necessità di reperire know-how per affrontare sfide nuove.

Il mondo della c.d. “consulenza” é variegato e talvolta le teorie e gli schemi  prevalgono sull’analisi delle specificità del singolo cliente.

Faravelli in Make Group ha trovato un team di professionisti che sono entrati subito in armonia con la cultura aziendale, hanno coinvolto le persone, si sono calati nel tessuto organizzativo, hanno mappato i processi con chiarezza e portato soluzioni concrete ed immediatamente fruibili.

Un valido supporto ed una scelta strategica esiziale per affrontare al meglio un contesto sempre più complesso e competitivo.