Molti si chiedono, magari dopo aver sentito parlare dei grandi benefici della Lean Production, se si possano applicare gli stessi concetti e benefici derivanti dal metodo lean e del lean thinking anche nel mondo dei servizi e più in generale negli uffici.
La risposta è assolutamente sì: grazie al Lean Office e ai suoi vari strumenti – primo fra tutti le 5S – è possibile ottenere miglioramenti straordinari in termini di efficienza e produttività all’interno degli uffici, siano questi amministrativi, di progettazione o addirittura trasversali alle diverse aree aziendali. Vediamo quindi di approfondire in questo post quali sono i benefici dell’adottare strumenti lean in ufficio.
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Indice dei contenuti
Perché adottare il Lean Office ?
In uno scenario caratterizzato da una concorrenza internazionale sempre più aggressiva, le aziende si trovano a dover cercare delle soluzioni per mantenere un buon livello di competitività.
Non vale più “pesce grosso che mangia pesce più piccolo” ma “pesce veloce che mangia pesce lento”.
Quali soluzioni adottare per non oscurare la competitività aziendale?
La soluzione sta negli sprechi. L’azienda è più competitiva riducendo gli sprechi dell’ufficio.
Il lean office fa proprio questo, elimina le attività superflue per ottenere il meglio da ogni risorsa. L’obiettivo è quello di eliminare gli sprechi o “muda” e creare processi standardizzati efficaci.
Per sapere Cos’è la Lean Office leggi anche: “Cos’è e come si realizza il lean office”
Si tratta di una vera e propria strategia operativa che analizza e ridisegna i processi “transazionali” (Amministrazione, Vendite, Acquisti…) secondo i principi del Lean Thinking.
Nonostante il lean thinking sia divenuto popolare in passato in ambito produttivo automotive con il Toyota Production System (TPS) della Lean Production “produzione snella”, vanta solida applicabilità in tutti i settori, contesti e qualsiasi area aziendale.
Il modello lean office oggi è applicato con successo sia nei processi transazionali delle aziende manifatturiere sia ai tipici processi delle aziende di servizi. Diffuso globalmente e applicato sia nelle piccole medie imprese sia nelle grandi multinazionali.
Perché se si vuole ottenere il meglio dalla propria impresa, introdurre il modello lean rappresenta la migliore soluzione in termini di efficacia ed efficienza.
Dei benefici e del perché è così utile adottare gli strumenti lean anche negli uffici abbiamo parlato in dettaglio in questo articolo Lean Office: quando l’approccio snello si sposta negli uffici
Nel seguito invece analizziamo più in dettaglio gli strumenti operativi pratici per implementare il Lean Office.
Come implementare il Lean Office: strumenti e metodologie
Quando si svolgono attività di miglioramento negli uffici, spesso gli interrogativi riguardano:
Esistono delle procedure standardizzate? Sono applicate delle best practice? C’è un referente per ogni processo? Le persone comprendono come il loro ruolo influenzi un processo? Le informazioni sono comunicate correttamente?
Parlare di “office” (ovvero tutto ciò che è esterno all’ambito produttivo in senso stretto) e rispondere alle sovrastanti domande sembra una banalità, ma non lo è. Le persone non parlano in termini di processo, produttività, riduzione degli sprechi e soddisfazione del cliente.
Ciò richiede la diffusione della filosofia lean anche nei processi gestionali.
Quali sono allora gli step da seguire per introdurre il modello lean?
Quali strumenti utilizzare?
Per ottenere una visione completa dei processi all’interno degli uffici si deve partire da una loro mappatura attraverso:
- la Value Stream Map
- la definizione delle attività a valore, non a valore ma necessarie e degli sprechi.
Strumenti lean: la mappatura delle attività con il Value Stream Mapping (VSM)
“Value Stream” è l’insieme di tutte le azioni, sia a valore aggiunto che non a valore aggiunto, necessarie a creare valore nel prodotto/servizio oggetto di scambio con il cliente.
Ciò avviene attraverso due flussi fondamentali:
- il flusso di produzione, dalla materia prima al cliente
- il flusso di progettazione, dall’idea al lancio del prodotto
La tecnica migliore per tracciare, condividere e diffondere il flusso di valore è detta, per l’appunto Value Stream Mapping.
La VSM è uno strumento di pianificazione, pertanto fermarsi solo a creare la fotografia dello stato corrente non è sufficiente, si perde l’obiettivo della VSM.
Una volta costruita la mappa del flusso del valore per il cliente, si lavora per definire il Future State (To-Be)
Il processo di mappatura infatti si articola in due fasi:
Current State Map : la fotografia dell’attuale situazione
Future State Map: la situazione a cui si vuole arrivare
Il focus dell’analisi della catena del valore VSM è il miglioramento e l’ottimizzazione globale dell’intero flusso non della singola attività. La visione estesa che cattura il preciso insieme di processi e attività che concorrono alla creazione prodotto o servizio in tutta la filiera.
La Value Stream è un passaggio fondamentale e irrinunciabile nel processo di ottimizzazione di ogni impresa, l’opportunità concreta del percorso verso il miglioramento continuo.
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Attività a valore aggiunto, non a valore e gli sprechi
Nelle aziende manifatturiere come in quelle di servizio, se non c’è valor aggiunto, le aziende non possono sopravvivere.
È mediante le attività a valore aggiunto che si aumenta il valore dei prodotti e servizi.
Nell’elaborare le idee di miglioramento, la prima cosa da fare è riflettere su quali attività siano davvero un valore aggiunto e quali meno.
Secondo lo stile di management snello, i flussi delle attività possono essere classificati secondo il valore che hanno agli occhi del cliente finale.
Tre sono i tipi di attività secondo Womack e Jones:
1. attività che non creano valore (VA)
2. attività che non creano valore ma necessarie, inevitabili (NVA)
3. attività che non creano valore, non necessarie che posso essere eliminate (SPRECHI)
Per comprendere meglio la differenza tra le prime due, vediamo un esempio in ambito produttivo (benché il concetto sia applicabile nelle aziende di qualsiasi natura e settore):
Con le VA identifichiamo tutte le lavorazioni necessarie per trasformare la natura chimica o l’aspetto fisico del prodotto per ottenere quello che verrà venduto al cliente (come una fusione, un’assemblaggio…)
Le NVA sono le operazioni che impegnano tempo e risorse ma che non aggiungono alcun valore al prodotto finale venduto al cliente (il trasporto, lo stoccaggio, il riattrezzaggio delle macchine…)
L’obiettivo del metodo lean è quello di guadagnare efficienza e produttività riducendo le NVA e attuando una vera e propria caccia agli sprechi.
I 7 tipi di muda (spreco) negli uffici
Il termine muda (無駄) di origine giapponese, ha fondamenta nei concetti lean della Toyota Production System e significa spreco ovvero attività inutili o che non aggiungono valore.
È da ritenere spreco tutto ciò che consuma risorse, in termini di costo e tempo, senza però creare valore per il cliente.
Il modello Toyota del Kaizen identifica sette tipi di muda che derivano da:
- Sovrapproduzione: realizzare copie di moduli che non saranno mai utilizzate, redare anticipatamente documenti che poi aspetteranno sulla scrivania, scambio ridondante di report;
- Attesa: attendere la firma di approvazione di un documento, aspettare le informazioni insufficienti o destrutturate, attendere la conversione di formato, attendere il re-input di dati, aspettare altre persone prima di iniziare una riunione;
- Scorte: presenza di accumuli di documenti, attrezzature d’ufficio non utilizzate, ordini in attesa di essere confermati, archiviazione cartacea di documenti;
- Movimenti: disposizione incoerente di strumenti e archivi, lay-out delle postazioni di lavoro inefficace rispetto al flusso del valore;
- Difettosità: correggere errori nei documenti, archiviare documenti nel posto sbagliato, errori causati da informazioni sbagliate o poco chiare;
- Trasporto: spostare documenti da un archivio all’altro, spostare la cancelleria da un magazzino lontano;
- Perdite di processo: raccolta di informazioni inutili, ruoli non definiti e carichi di lavoro non livellati, inutilizzo di capacità-talento delle risorse umane, scrittura manuale di documenti;
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Colli di bottiglia
Continuità nel miglioramento vuol dire lotta ai “colli di bottiglia”. Che si tratti di reparti produttivi o di uffici, non importa: l’oggetto del miglioramento è costituito dai colli di bottiglia all’interno dei loro processi.
Queste strozzature vanno analizzate ponendosi domande come: “In quale circostanza si verificano?”
È importante che queste analisi siano fatte nei confronti di più aspetti Manodopera, Macchinari, Materiali e Metodi (chiamate 4M) e che si proceda nel loro miglioramento.
Il flusso del lavoro è determinato dal ritmo di questi colli di bottiglia. In altri termini i colli di bottiglia determinano l’efficienza del lavoro nel suo insieme come pure la sua velocità.
Alla base del metodo lean office ci sono proprio l’analisi e l’eliminazione dei colli di bottiglia.
Tecniche e strumenti per eliminare gli spechi e guadagnare efficienza
Per aumentare l’efficienza la semplificazione è la chiave, un concetto importante come varco per il miglioramento. È proprio nella semplificazione la via per raggiungere il Kaizen, ovvero la perfezione, il miglioramento continuo.
Il metodo lean racchiude molteplici strumenti che consentono velocemente di ridurre al minimo gli sprechi. In questa tabella ne identifichiamo alcuni principali:
|
Metodo lean |
||||
|
Tipo di spreco |
JIT |
JIDOKA |
TPM |
5S |
|
Sovrapproduzione |
X |
|||
|
Attesa |
X |
X |
||
|
Scorte |
X |
|||
|
Movimenti |
X |
|||
|
Difettosità |
X |
|||
|
Trasporto |
X |
|||
|
Perdite di processo |
X |
|||
Just in Time (JIT)
Il Just in Time (JIT) letteralmente significa “appena in tempo” il cui obiettivo è “realizzare solo quello che è richiesto, quando richiesto e quanto richiesto”. Consente di passare da una gestione Push ad una gestione Pull.
Jidoka
Lo Jidoka è traducibile come “autonomazione” ed è rappresentato da un proverbio diffuso all’interno della Toyota, a partire dagli anni ’50, “ferma la produzione in modo che la produzione non si fermi mai”. L’obiettivo è la qualità, ovvero è essenziale che il processo garantisca non errori e non necessiti di rilavorazioni perché sono fonte di spreco.
TPM
Il TPM è un sistema che mira a raggiungere la massima efficienza aziendale attraverso il miglioramento dell’affidabilità degli strumenti di lavoro (es tutta la strumentazione presente negli uffici come pc, stampanti …) tramite dei piani di controllo preventivi che possono essere adottati direttamente dal personale d’ufficio
5S
L’acronimo “5S” deriva da cinque parole giapponesi (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) e consiste nell’esecuzione di cinque azioni consecutive mirate al miglioramento delle condizioni lavorative.
1. Seiri = Separazione
Si fa una suddivisione tra ciò che è necessario e ciò che non è necessario: ciò che non è necessario viene scartato.
2. Seiton = Ordine
Gli oggetti necessari sono collocati dove occorrono.
3. Seiso = Pulizia
Si elimina lo sporco, polvere e qualsiasi elemento estraneo dai reparti di produzione e dai macchinari.
4. Seiketzu = Standardizzazione
Si mettono i reparti e gli impianti nelle condizioni tali da poter essere utilizzati sempre allo stato migliore.
5. Shitsuke = Disciplina
Rappresenta la facilità e naturalezza di utilizzo di questi quattro elementi sopra (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu) nelle attività quotidiane, se vuoi approfondire puoi leggere l’articolo sul metodo 5s
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Lean Office e Digital Transformation: il connubio vincente
È sbagliato e limitante associare la Lean alla sola produzione, come è stato fatto in passato. Le possibilità che offre questa metodologia sono in continuo sviluppo e sono sempre più in aumento i settori che cercano di trarre benefici e vantaggi grazie all’implementazione di strumenti e tecniche lean.
L’applicazione della metodologia Lean Office permette di ottenere una maggiore trasparenza dei processi, adesso i compiti e le responsabilità sono chiare, la priorità nei compiti da svolgere è definita. Di conseguenza si ha una migliore organizzazione.
Lo sviluppo di nuove tecnologie ha aperto nuove possibilità di sviluppo e miglioramento dell’ambiente organizzativo. La trasformazione digitale o “Digital Transformation” rappresenta un vero e proprio catalizzatore al processo di trasformazione lean dell’impresa.
I due elementi, Lean e Digital Transformation, combinati assieme vanno oltre la semplice ottimizzazione dei processi e l’adozione di nuove tecnologie, bensì coinvolgono tutti gli aspetti della vita d’azienda.
L’azienda subisce una profonda evoluzione. I cambiamenti sono tecnologici, culturali, sociali, creativi, organizzativi e manageriali.
In questo articolo abbiamo compreso le molteplici opportunità che il Lean offre indipendentemente dal settore, natura e dimensione dell’impresa. Lo scenario economico attuale, altamente competitivo detta il bisogno di migliorare costantemente le nostre imprese, non si può ignorare.
La velocità è divenuta un fattore determinante, equivale ad un sostanziale vantaggio competitivo. Migliorare velocemente significa rispondere alle sempre più volubili esigenze del mercato e cogliere opportunità di business.
Se vuoi migliorare velocemente la tua impresa e ottenere risultati concreti in termini di efficacia ed efficienza il metodo Lean è la migliore soluzione che puoi adottare.
