Una gestione efficace del tempo è essenziale per migliorare la produttività e questo è certo risaputo. Molto meno risaputo è il fatto che la maggior parte dei nostri tentativi di migliorare la produttività si infrangono per causa di due leggi fondamentali che pochi sanno e troppi dimenticano.
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Migliorare la produttività: l’insegnamento di Parkinson e Pearlman
La legge di Cyril North Parkinson sembra un apparente controsenso e, proprio per questo, è così potente.
Dice che qualunque sia il tempo a disposizione per un certo compito, noi lo impiegheremo tutto per fare quel compito (e a volte neanche finirlo…)
Detta in altro modo, più brutale: più tempo hai a disposizione, più ne sprechi.
La buona notizia è che la cosa funziona anche al contrario, ovvero: meno tempo ti dai e più lavorerai con efficacia e produttività.
(Tra poco vedremo anche cosa farne di queste informazioni…)
Una seconda legge fondamentale è la legge di Pearlman secondo cui “lo sforzo per il tempo è uguale a una costante: se ho molto tempo non mi sforzerò; se il tempo è poco, ci metterò moltissimo sforzo.”
Tradotto, datti poco tempo e ottimizzerai il funzionamento dei tuoi neuroni.
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Migliorare la produttività e liberare tempo: tutto parte da qui
Ok, due leggi potenti, ma come si applicano in pratica?
Presto detto: per almeno tre giorni, ma meglio una settimana, traccia minuto per minuto ciò che fai.
Esatto, può sembrare una cosa impossibile ma ci sono ormai delle app super efficaci che ti permettono di fare questo tipo di monitoraggio (un esempio 100% free è Clokify) oppure un semplice file di excel, se preferisci.
Il vantaggio delle app, come sempre è quello di essere sempre sul tuo cellulare e quindi si presta ancora meglio a questo tipo di monitoraggio.
Se cercassi di fare un riassunto a fine giornata di quello che ti ricordi di aver fatto finiresti per ricordare solo alcune attività, non più di una decina. Ma la realtà dei fatti – che misurerai con orrore quando farai questo esercizio – è che una grandissima parte del nostro tempo la “buttiamo” a rincorrere attività non pianificate: telefonate che riceviamo, colleghi che ci interrompono, email che ci arrivano e che cambiano totalmente la pianificazione della nostra giornata, un fornitore che ci contatta piuttosto che qualsiasi altro tipo di imprevisto.
Questo naturalmente non vale solo per te ma anche per i tuoi collaboratori.
Magari arrivi in ufficio alle 8.30, accendi il computer ma gli servono cinque minuti per avviarsi o magari c’è un blocco di qualche software… Alle 8.35 finalmente iniziamo a leggere le mail (cosa peraltro assolutamente sconsigliatissima) ma alle 8.38 ricevi una telefonata, rispondi, passano 10 minuti.
Cerchi di riprendere a leggere le mail ma arriva un cliente di persona in ufficio che chiede di te. Lo indirizzi alla persona giusta ma ormai sono le 9 passate e non hai ancora finito di leggere le mail… e di ritardo in ritardo, di imprevisto in imprevisto, ti ritrovi sfinito a sera.
Ti sembra di aver lavorato chissà quante ore ma in realtà, di lavoro vero ed efficiente ne hai magari fatto sì e no un’ora.
In tutto questo il monitoraggio che farai, anche solo per qualche giorno, ti permetterà di renderti conto dell’amara realtà: le tue giornate spesso vengono divorate da cose, non incanalate a realizzare ciò che più conta per te e la tua azienda.
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Il monitoraggio invece ti darà informazioni fondamentali per capire quali sono le aree di intervento e capire quali attività portano valore aggiunto per i risultati che vuoi raggiungere e quelle che invece non lo portano. Quali attività dobbiamo per forza di cose assolutamente fare noi e quali invece non ci competono e dovrebbe fare qualcun altro.
Quali attività sono totalmente inutili e semplicemente il frutto di cattive abitudini mie o aziendali.
In tutto questo un percorso di riorganizzazione aziendale secondo il Lean Thinking diventa un alleato prezioso: ti permette di scovare sprechi e disorganizzazioni che consumano tempo e risorse, abbassando il rendimento potenziale della tua azienda.
