Lean Office e Service
Sviluppiamo progetti di Lean Office per efficientare processi e persone, aumentare la flessibilità, affidabilità e qualità delle attività gestionali e amministrative che caratterizzano gli uffici
L’applicazione dei principi Lean Management negli uffici e quindi ai processi transazionali prende il nome di Lean Office, dalle aziende manifatturiere a quelle dei servizi nelle aree amministrazione, customer care, vendite, acquisti e approvvigionamento, uffici tecnici, logistica e pianificazione della produzione.
Benefici ottenibili
Standardizzazione e semplificazione dei processi
- Incremento efficienza e produttività
- Miglioramento livelli di servizio
- Velocità e qualità
- Aumento della motivazione dei collaboratori
- Aumento competitività dell’azienda
Perché adottare la Lean Office
Il metodo Lean o Toyota Production System nato per la gestione della produzione, si è presto esteso a tutti gli ambiti aziendali, anche quelli indiretti come gli uffici che spesso hanno una incidenza sui costi aziendali non trascurabile.
Diviene quindi fondamentale ottimizzare e razionalizzare processi e persone per:
- Fare in modo che le informazioni girino velocemente in azienda e in modo corretto
- Eliminare passaggi e movimenti superflui ripensando la logica organizzativa da funzionale a orientata al cliente
- Ridurre i tempi di attesa per velocizzare il flusso e rendere il lavoro organico e lineare
- Ottimizzare le risorse bilanciando i carichi di lavoro
- Creare un percorso di crescita dei collaboratori per sviluppare competenze verticali e trasversali
Quindi l’applicazione dei principi Lean negli uffici permette di organizzare persone, processi e flussi in modo da massimizzare le risorse migliorando sia in termini di efficienza, efficacia e motivazione delle persone con risultati straordinari.
Come applicare Lean Office
Il primo passo è quello del Value Stream Mapping, una sorta di mappatura di tutti i processi interni che viene utilizzata per individuare i singoli passaggi del flusso produttivo, con relativi punti di forza e nodi che strozzano l’attività.
Esempio di value stream mapping eseguita per un’azienda cliente
La Value Stream Mapping, o VSM, è prima di tutto uno strumento indispensabile per creare un progetto a lungo termine e un ufficio capace di migliorarsi in modo strutturale.
Una volta individuati i punti del flusso, è più facile capire come e dove posizionare le risorse. Eliminando sovrapposizioni, sprechi e attese.
Miglioramento del posto di lavoro
Sembra un passaggio superfluo, ma è proprio da questi passaggi che si inizia. È molto importante avere a disposizione uno spazio operativo pulito e ben organizzato.
L’attenzione si rivolge alla propria scrivania e degli spazi comuni: devi avere sempre tutto a disposizione, nello stesso luogo, ed eliminare ciò che non serve.
Snellimento dei passaggi interni
Quante volte capita di spostare risorse senza motivo?
Parliamo di persone e non solo: ci sono documenti, fogli, oggetti e comunicazioni cartacee. Senza dimenticare le email e le telefonate.
Applicare il lean office dopo un buon lavoro sul documento VSM vuol dire capire cosa togliere e cosa, invece, lasciare per il beneficio del tuo intento.
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Venerdì 4 Ottobre 2024 ore 11:30
