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Introduzione
Se non hai alcun strumento di controllo di gestione, o se ti affidi solo a fogli Excel per decidere prezzi, investimenti e liquidità, stai guidando la tua azienda guardando dallo specchietto retrovisore. Report prodotti a consuntivo, file non allineati e decisioni lente sono spie che segnalano la mancanza di una bussola affidabile.
Oggi, grazie a una struttura contabile ben progettata, a Power BI e agli strumenti di Intelligenza Artificiale Generativa, puoi trasformare quei dati sparsi in informazioni in tempo reale, con commenti automatici e alert che ti raggiungono dove vuoi.
In questa guida pratica vediamo come passare da “zero” o da report manuali a un sistema di Controllo di Gestione digitale, oggettivo e proattivo, e perché il supporto di un partner esterno come Make Group può fare la differenza.
1. Perché partire dalla struttura (e non dal software)
Il software è un acceleratore, ma se la pista è piena di buche non andrai lontano. Un Controllo di Gestione efficace comincia dal ridisegno del piano dei conti, dei centri di costo e delle dimensioni analitiche (prodotto, cliente, linea, commessa, ecc.).
Una struttura solida permette di:
- Misurare costi, ricavi e margini per centro di responsabilità.
- Decidere su pricing, mix prodotto, investimenti e make‑or‑buy.
- Prevedere fabbisogni di cassa e scenari finanziari.
- Allineare tutte le funzioni agli obiettivi strategici.
Ridisegnare questi elementi richiede chiarezza sulle leve decisionali dell’imprenditore e, allo stesso tempo, un occhio esterno per evitare bias e per portare best practice già sperimentate in altre realtà.
2. Mappa problemi → soluzioni
| Problema tipico | Impatto sul business | Soluzione operativa |
| Piano dei conti pensato solo per la contabilità generale | Dati inutilizzabili per margini, pricing, analisi prodotto/cliente | Redesign piano conti multilivello con dimensioni di business e centri di responsabilità |
| Fogli scollegati & copia/incolla | Errori, aggiornamenti lenti, poca fiducia nei numeri | Automazione del flusso ECT (Estrazione, Conversione, Trasferimento dei dati) con Power Query, collegato a ERP e Excel |
| Report disponibili solo a fine mese | Reazioni tardive a scostamenti e problemi di cassa | Refresh giornaliero in Power BI e alert su soglie critiche |
| Lettura soggettiva dei numeri | Decisioni viziate da bias personali | Commenti generati da LLM che spiegano scostamenti in modo neutrale |
| Visione autoreferenziale | Opportunità perse, idee bloccate | Confronto periodico dei dati, con il supporto di Make Group, per interpretare i risultati in modo oggettivo, confrontarli con benchmark esterni e stimolare nuove riflessioni strategiche utili alla direzione. |
3. Tre step pratici per fare il salto
STEP 1 – Costruisci le fondamenta
- Analisi iniziale di come vengono raccolti e utilizzati oggi i dati economici e gestionali in azienda, e valutazione della struttura attuale del piano dei conti, per identificare eventuali limiti, incongruenze o mancanze.
- Progettazione di un piano dei conti che permetta di analizzare l’andamento dell’azienda da più prospettive (es. per prodotto, cliente, area geografica), e identificazione degli indicatori chiave di performance (KPI) davvero utili per prendere decisioni concrete in tempi rapidi.
- Condivisione e validazione con il team interno.
STEP 2 – Automatizza e modella i dati
- Collegare i dati aziendali esistenti (anche se disordinati o parziali) a un sistema che li raccoglie, organizza e aggiorna automaticamente da fonti come Excel o il gestionale.
- Modellazione dei dati in Power BI, con un lavoro di organizzazione e collegamento tra le varie informazioni aziendali per costruire indicatori comprensibili, confrontabili e navigabili in modo intuitivo, anche da chi non ha competenze tecniche.
- Test su campione dati e fine‑tuning.
STEP 3 – Accendi la dashboard e l’Intelligenza Artificiale
- Creazione di cruscotti di controllo visivi e facili da leggere, che mostrano chiaramente quanto si guadagna per prodotto, quali clienti sono più profittevoli e come varia nel tempo la disponibilità di cassa.
- Integrazione di strumenti di Intelligenza Artificiale Generativa (come i Large Language Models oggi disponibili anche gratuitamente) per trasformare i dati in testi esplicativi e proporre suggerimenti utili alla lettura e alle decisioni.
- Attivazione di notifiche automatiche quando un dato importante supera una soglia definita: per esempio, un margine che scende sotto il livello previsto o una voce di costo che esplode. Queste segnalazioni possono arrivare via email o tramite strumenti di messaggistica aziendale come Teams, per avvisare subito chi deve intervenire.
- Formazione pratica all’uso delle dashboard, con affiancamento diretto al team interno per imparare a leggere i dati, interpretare gli scostamenti e mantenere aggiornato il sistema nel tempo.
Risultato finale: una sala controllo digitale che si aggiorna sola, parla la lingua del management e guida decisioni rapide, supportata da un team che sa leggere e agire sui numeri.
4. Il valore degli “occhi esterni”
Affidarsi a un partner esterno come Make Group offre tre vantaggi strategici:
- Oggettività: KPI definiti su basi di benchmark di settore, non su percezioni interne.
- Competenze trasversali: contabilità, operations, BI e Intelligenza Artificiale in un unico team.
- Velocità: il progetto si misura in settimane, non in mesi, grazie a template collaudati.
5. Prossimo passo? Incontro gratuito
Prenota un incontro gratuito con un consulente Make Group e scopri come costruire il tuo primo cruscotto di controllo.
“Il miglior momento per costruire il tuo Controllo di Gestione era ieri. Il secondo miglior momento è oggi.” – Make Group
