Oltre che a migliorare i processi produttivi, la pianificazione e il controllo di gestione sono anche utili per misurare le prestazioni dei vari settori dell’azienda, individuando quelli più deboli e intervenendo nell’immediato con soluzioni mirate.
Cosa sono pianificazione e controllo di gestione? A cosa servono? Approfondiamo l’argomento nelle prossime righe.
Cos’è la pianificazione?
Possiamo definire il processo di pianificazione come il primo passaggio della gestione di controllo. La pianificazione è una dichiarazione preliminare delle attività da svolgere per raggiungere obiettivi specifici, in quali modalità e secondo quali deadline.
Questo processo iniziale è fondamentale in quanto fornisce delle linee guida da seguire durante tutto il processo di gestione del controllo. In questa fase, è fondamentale analizzare l’attuale condizione aziendale, individuare le attività da mettere in pratica per raggiungere gli obiettivi prefissati e scansionare le alternative.
Quando si pianifica, si individuano anche quelle variabili che sono influenzate dal management, chea te quindi possono essere condizionate nelle fasi successive, e quelle non variabili, che dipendono invece dal mercato, dalle condizioni economiche del periodo, dalle azioni della concorrenza ecc.
Individuare queste variabili consente di pianificare una serie di interventi per prevenire gli scenari più sfavorevoli che si possano prevedere.
Cos’è il controllo di gestione?
Il controllo di gestione è un insieme di attività più ampie che ha sempre inizio da una pianificazione. Se volessimo offrire una spiegazione molto semplice di questo processo, lo indicheremmo come una guida che consente di confrontare le prestazioni attuali con un piano di obiettivi predeterminato e individuato in fase di pianificazione.
Dalla definizione offerta da Henry Fayol, imprenditore e ingegnere francese, direttore di miniera, conosciuto per il Fayolismo: il controllo dell’azienda consiste nel verificare che tutto si svolga secondo i piani adottati, gli ordini impartiti e i principi stabiliti. Il suo scopo è evidenziare gli errori in modo che possano essere corretti e prevenirne il ripetersi.
Usando meno parole, possiamo dire che il controllo di gestione è un sistema di feedback che i manager utilizzano per comprendere se tutte le risorse sono utilizzate in modo efficace per il raggiungimento degli obiettivi.
Il processo si fonda su una serie di domande:
- A che punto siamo?
- Dove vogliamo arrivare?
- Come possiamo risolvere un nodo incontrato lungo il percorso?
Questo tipo di attività si può applicare per il miglioramento di qualsiasi fase del processo produttivo, come per l’efficientamento del personale e dei reparti, della comunicazione o la correzione di strategie e comportamenti che al momento non offrono i risultati attesi.
Il controllo di gestione è un insieme di attività scalabile, che si può applicare a piccole, medie e grandi imprese, ma anche a liberi professionisti che lavorano in proprio. Questo perché consente a tutte queste realtà di non sprecare tempo e risorse per l’acquisizione di profitto, ottimizzando le attività e svolgendo solo quelle efficienti per il raggiungimento degli obiettivi.
Le fasi del controllo di gestione
Per ottenere maggiori guadagni e ottimizzare l’uso delle risorse attraverso l’applicazione del controllo di gestione, bisogna seguire una serie di fasi:
- la prima fase consiste nella pianificazione, l’individuazione delle caratteristiche della situazione attuale dell’organizzazione e delle strategie a breve e lungo termine che possono aiutare a raggiungere i propri obiettivi più efficacemente e in meno tempo;
- segue l’azione di mettere in pratica le strategie individuate, ovvero la fase dell’esecuzione, in cui si mobilitano il personale e le risorse;
- da qui in poi, comincia l’attività di controllo di gestione vera e propria, che si basa sul monitoraggio continuo dell’esecuzione. Questa fase, a sua volta, si divide in più attività:
- Confronto delle prestazioni effettive con budget e standard prefissati;
- Analisi delle deviazioni dal budget e dagli standard per determinare la causa principale;
- Azioni correttive sulle carenze segnalate;
- Follow up per valutare l’efficacia delle azioni correttive;
- Miglioramento del futuro processo di pianificazione.
- il passaggio finale consiste nel valutare, rivedere il piano e utilizzare le risorse a disposizione dell’azienda. Da qui si procede a correggere eventuali errori e, sulla base dell’analisi dei dati ottenuti e analizzabili, trovare nuovi traguardi e nuove strategie aziendali più efficaci.
Questo modello ricorda quello proposto proprio dal Fayolismo, citato poco fa, uno standard proposto dall’imprenditore francese sulla scia del Fordismo e del Taylorismo, che prevedeva 5 fasi: programmazione, organizzazione, comando, coordinamento e controllo.
Ad oggi, le decisioni aziendali di tipo strategico e operativo devono basarsi su dati completi e monitorati in continuazione. Il management di un’organizzazione deve dunque monitorare e gestire con continuità le risorse in modo da raggiungere gli specifici obiettivi individuati in fase di pianificazione.
Questo controllo interessa l’intero sistema, ogni singolo settore, che viene analizzato in maniera approfondita, in modo da intervenire per migliorarne l’organizzazione, la produttività e i comportamenti.
Pianificazione e Controllo di Gestione si basano sulla raccolta di informazioni, analisi, programmazione, attuazione, valutazione e correzione delle prestazioni, attraverso un sistema di reporting e monitoraggio continuo, che consente di ridurre il rischio di impresa e individuare un modello di business aziendale efficace.
Questo comporta un risparmio dal punto di vista del tempo, economico, delle risorse e anche l’ottenimento di un vantaggio competitivo. Grazie al controllo di gestione, è possibile ottenere linee guida chiare per raggiungere degli obiettivi, rispettare il budget, individuare inefficienze e intervenire immediatamente.
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